В целях реализации вступивших в силу с 1 января 2018 г. изменений законодательства, связанных с внесением сведений обо всех нотариальных действиях в единую информационную систему нотариата в электронной форме, Минюстом России совместно с Федеральной нотариальной палатой проведена работа по подготовке корреспондирующих изменений в Правила нотариального делопроизводства. 

Положениями, утвержденными приказом Минюста России от 17 апреля 2018 г. 
№ 69 «О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16 апреля 2013 г. № 78», в частности, устанавливается единой порядок оформления документов нотариусами в Российской Федерации, конкретизируется положения, определяющие порядок формирования и оформления дел, регламентирована процедура ведения реестров регистрации нотариальных действий. Так, нотариус вправе вести несколько томов реестра регистрации нотариальных действий одновременно при условии издания приказа о возложении ответственности за ведение томов на помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса. 

Также немаловажной новеллой является организация ведения в электронном виде журналов входящей и исходящей корреспонденции, а также журналов учета приема-передачи полномочий одним нотариусом другому, в ситуации замещения временно отсутствующего нотариуса. При этом в случае невозможности регистрация полномочий в электронной форме по объективным причинам, передача полномочий будет происходить на бумажном носителе. К объективным причинам могут быть отнесены: отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», единой информационной системе нотариата в связи с плановыми профилактическими работами. 

Указанным нормативным правовым актом также внесены положения, регламентирующие порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения нотариусами печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и определяющие, помимо прочего, централизованность замены такой печати.

Кроме того, уточнен порядок осуществления контроля над исполнением правил нотариального делопроизводства, включая контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры единой информационной системы нотариата.

Помимо прочего, при работе с цифровыми документами и формировании электронных дел в конце календарного года, нотариусу вменяется в обязанность записи всех файлов на отчуждаемый машинный носитель (CD- или DVD-диск, флеш-карту, или иное устройство, используемое для переноса информации), помещаемый в бумажный конверт, составив опись файлов на бумажном носителе.

Источник: https://22.notariat.ru/ru-ru/news/v-pravila-notarialnogo-deloproizvodstva-vneseny-izmeneniya