Три года назад, летом 2021 года у граждан и предпринимателей появилась возможность создать собственный цифровой архив в Единой информационной системе (ЕИС) нотариата. И тем самым защитить значимую для них информацию, документы и файлы от порчи, потери или кражи. Речь может идти о чем угодно — от пароля к криптокошельку или программного кода до деловых документов или авторского произведения. Кроме того, нотариусы не только помогают сохранить и защитить информацию, но также могут изготовить цифровые документы, востребованные в самых разных ситуациях.

Личный цифровой сейф в системе нотариата

По данным аналитиков, около 20% от всех биткоинов в мире «застряли» в цифровых кошельках, большая часть из них стала недоступна владельцам из-за того, что они забыли собственные пароли. Так, например, СМИ рассказывали о россиянине, бывшем сотруднике криптофонда, который хранил пароль в виде зашифрованного PDF-файла. И потерял его после смены телефона, на котором он был. Сбросить пароль в данном случае нельзя, поэтому критически важно его надежно сохранить в безопасном месте.

У любых носителей ограничен срок эксплуатации и в любой момент они могут сломаться. Электронные документы в папках компьютеров или на облачных сервисах могут стать легкой добычей взломщиков. Возможность передать электронные файлы нотариусу позволяет избежать таких рисков и может стать настоящим спасением для владельцев цифровых кошельков. В цифровое хранилище нотариата можно передать, например, информацию о местонахождении электронного кошелька, логин и пароль к нему.

В системе, созданной нотариатом, используются самые современные стандарты хранения данных, утвержденные ФСТЭК и ФСБ. Документы и файлы размещаются в защищенном контуре ЕИС нотариата, где им гарантируется неизменность, сохранность и защита от доступа третьих лиц. За 10 лет существования ЕИС нотариата из нее не было утечек информации и персональных данных.

В системе есть карантинная зона: там файлы, которые передают граждане или юридические лица, проверяются на наличие вирусов и вредоносных вложений. При этом используется «асимметричное шифрование» и содержание файлов скрыто даже от самого нотариуса. Единственное, что он видит — имя, дату и размер файла.

Отправить на хранение в ЕИС нотариата можно как текстовые документы — рукописи, контракты, договоры, так и любое видео, фото или аудиофайл, исходные программные коды или базы данных. Такой инструмент может быть актуален и для людей творческих профессий. В этом случае передача файлов на хранение нотариусу может использоваться для защиты авторских прав. Нотариус фиксирует время передачи нового произведения на хранение. Если позже кто-то попытается выдать ваш труд за свой, сможете это оспорить, предъявив документальное подтверждение первенства авторства.

Материалы могут загружаться в ЕИС нотариата и для подтверждения своевременного исполнения договорных обязательств. Пример: проектный институт передал цифровые документы по проекту, чтобы отметить своевременное выполнение работ, когда заказчик начал специально затягивать приемку.

Воспользоваться этим нотариальным действием можно только онлайн, через личный кабинет на портале Федеральной нотариальной палаты. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В качестве подтверждения, что документы и файлы приняты, нотариус высылает человеку цифровое свидетельство, подписанное своей усиленной квалифицированной электронной подписью. В нем есть идентификатор хранилища электронного документа.

Срок хранения определяет сам владелец. Получить все обратно можно в любое удобное время у любого нотариуса.

Электронные документы

При совершении нотариального действия нотариус может создать исходный документ сразу в электронном виде. Они делятся на два типа. Первые — те, которые должен подписать заявитель, например, согласие или доверенность. Сперва человек подписывает электронный документ на планшете нотариуса, после свою усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) ставит сам нотариус. Второй вид — документы, которые подписывает только нотариус, например, свидетельство о праве на наследство.

Эксперты отмечают, что электронные документы лучше защищены от подделки. Любое изменение приводит к так называемой математической некорректности подписи, изменению данных хэша — и подпись просто не пройдет проверку. Кроме того, такие форматы дают больше информации о том, кто подписал документ, когда это произошло — благодаря сертификатам подписи и специальным протоколам. Электронные документы легче проверить, чем бумажные. А ещё удобно, что их можно легко и практически мгновенно передать в любую точку России. Для страны, в которой 11 часовых поясов, это особенно важно.

Цифровые документы с «печатью» нотариуса появляются в результате дистанционных сделок, когда стороны приходят каждый к удобному для себя нотариусу — и они удостоверяют сделку по видеосвязи. Также электронный документ может быть сделан и в рамках обычной сделки, когда участники сидят за одним столом. Например, представители бизнеса заключают сделки с долями в уставном капитале ООО или соглашения о предоставлении опционов. Сами электронные договоры, при желании, можно передать как раз в хранилище ЕИС нотариата. Благодаря этому не нужно множить лишнюю бумагу в стационарных архивах. Если потребуется, у нотариуса можно получить бумажный дубликат в будущем. Также речь может идти о договорах купли-продажи недвижимости, дарении, предварительных или брачных договорах и так далее.

Популярны «исходно-цифровые» заявления на оформление наследственных прав или об отказе от наследства, когда человеку нужно передать их в другой регион, где открыто наследственное дело. Также среди популярных «сразу-цифровых» документов — различные доверенности, согласия супругов и отказ от права преимущественной покупки для сделок. Одна из современных вариаций цифровых документов — машиночитаемая доверенность.

Еще пример цифрового документа из практики: заявление, удостоверенное нотариусом для страховой компании. Документы на выплаты туда нужно было передать именно в электронном виде. В другом случае цифровое заявление требовалось для отправки в Агентство по страхованию вкладов в связи с отзывом лицензии у банка.

Кроме того, ряд нотариальных действий нотариусы могут совершить удаленно — и тоже в электронном формате. Например, исполнительные надписи или обеспечение доказательств с удостоверением электронного протокола. Также нотариусы работают с электронными уведомления о залоге движимого имущества. Все документы, в том числе свидетельства из реестра уведомлений о залоге движимого имущества создаются и удостоверяются изначально в электронном виде.

Неочевидный, но важный плюс — электронные документы проще подписывать, чем бумажные. Во втором случае при сделках нужно ставить автографы на двух или нескольких экземплярах, следить за бланками и очередностью страниц, сшивать их. Документы хранят как участники сделки, так и нотариус в архиве. Цифровой же договор подписывается всеми участниками в одном экземпляре — и тут же всем раздается. Особенно удобен такой формат может быть, когда нотариус работает на выезде. Ничего не мешает вносить правки, не нужен принтер под рукой.

Бывает и так, что заявитель подписывает бумажный документ, а нотариус передает его в нужное место в электронном виде, удостоверив своей УКЭП. Например, так через нотариуса подаются заявления на регистрацию в ЕГРЮЛ, уведомления о залоге движимого имущества.

Из бумаги в цифру

Нотариус может также оцифровать практически любой бумажный документ с сохранением его юридической силы: доверенность, свидетельство о рождении, диплом и многое другое. Нельзя это сделать только с договорами в простой письменной форме и документам, удостоверяющими личность.

Как это выглядит на практике? Нотариус переводит документ из бумажного в электронный формат, удостоверяет их равнозначность с помощью своей УКЭП, что и придает «цифровому двойнику» юридическую силу. Оцифровывать можно документы вне зависимости от того, на чье имя они выданы.

С 1 июля граждане РФ могут обращаться также к сотрудникам отечественных консульств в зарубежных странах, чтобы переводить бумажные документы в электронные с сохранением их юридической силы. Таким образом можно оперативно передавать в Россию различные документы.

Важно помнить, что фотография с телефона или скан, который человек сделал самостоятельно, — не приравнивается к оригиналу и не имеет юридической силы.

Времена, когда важные документы существовали только в бумажной форме, остались в прошлом. Практика показывает: электронный формат гораздо удобнее и привлекательнее. И он все больше проникает в деловую и обычную жизнь, а нотариат активно этому способствует.

Источник: https://22.notariat.ru/ru-ru/news/cifrovye-dokumenty-sozdat-i-sohranit-2408